UNC PCard政策和程序

北科罗拉多大学采购卡(PCard)项目提供VISA 由美国银行发放给博天堂官方教职员工的品牌非接触式信用卡 经批准的与学校有关的商业采购. 这些非接触式卡还包括 一种带有磁条的芯片，因此可以在终端上轻敲、插入或刷卡 depending on how it is set up.

PCard是公司责任信用卡，而不是个人责任信用卡， 这意味着博天堂官方每个月都要支付信用卡账单和你的个人信用卡账单 申请和接收PCard不会访问、考虑或影响历史记录 因为社会安全号码和生日没有提供给美国银行.

可以将PCards配置为购物卡、旅行卡或组合卡 purchasing/travel card. 每张卡的配置方式由持卡人决定 院系或学院，但单笔购买的上限为9999美元 超过这个数量的，需要在购买之前提交采购订单. The card 可以用于店内购物，也可以用于电话或网上购物. Each card 是根据持卡人的购买需求量身定制的，以帮助减少信用卡的减少，以及 以尽量减少诈骗的可能性，如果卡丢失或被盗.

个人信用卡不能用于个人购物. 持卡人被要求对待他们的 带着同样的责任感和安全感的PCard，他们会用它来 personal credit cards. 违反政策和程序将导致停牌， 卡取消，或在某些情况下，终止雇佣关系.

• How To Get a PCard

  与你的部门、学校、学院或项目合作完成一项 Cardholder Application.

  在你的部门、学校、学院或项目批准了你的PCard申请后， 它被路由到PCard管理器进行排序. 您将收到一个自动通知 当卡已订购，并将通过电子邮件通知，一旦它到达.

  PCards在订单下达后3-5个工作日内集中运送到采购办公室 date.

• Activate Your PCard

  您的PCard可以在线或通过电话激活. 这两个选项的说明如下 detailed in the Activate US Bank Card document.

  卡必须激活后才能使用. 卡激活过程是单独的 从账号注册的过程来看，一定要完成两者.

• 注册您的访问在线帐户

  您需要在第一次访问时注册您的Access Online帐户 通过Ursa的单点登录链路. 此过程的详细说明见 the Register Access Online Account document.

  注册了帐户后，SSO链接应该会自动将您登录到 next time it's used. 帐户注册过程与卡激活是分开的 过程，所以一定要完成两个.

  如果在激活过程中遇到任何错误，请与程序管理员联系.

• Reset your PCard PIN

  与您的PCard相关联的PIN可以在线或通过电话重置.

  Online
  Visit access.usbank.com，不使用单点登录链接，并在登录界面单击“更改密码”. You will 需要输入卡号、有效日期和手机的最后四位数字 号码，然后按照提示重置密码.

  Phone
  Call US Bank Customer Service. 如果从美国或加拿大打电话，请拨800-344-5696. 你将到达一个自动系统. 当自动系统提示时，将 询问16位的卡号和5位的邮政编码(80639). Select option 2. 读取完余额信息后，选择选项5.
  如果从美国或加拿大以外的地方打电话，请拨国际拨号 code followed by 701-461-2010. 

• Lost or Stolen Cards

  您有责任为您的PCard和任何购买的安全 PCard account. 如果你认为你丢失了你的PCard，或者你的PCard被偷了 请立即致电美国银行客户服务部800-344-5696至 report the loss/theft. 如果你的个人身份证遗失或被盗，请立即向 避免对欺诈性交易承担责任. 一旦PCard被报遗失或被盗， 本署会发出新咭，以补领遗失或受损害的咭.

• Disputed Charges

  PCard收费可以在线与美国银行进行争议，原因包括问题 交货、质量、服务、重复收费或错误定价. However, 如果你在你的PCard上看到一项或多项你知道你没有授权的费用， 你的PCard可能被入侵了. 如果是这种情况，请参考 section Lost or Stolen Cards.

  在与美国银行争论错误的PCard收费之前，您必须与商家联系 谁处理的费用，看看他们是否可以纠正你的问题. When you contact 商家博天堂官方网站有争议的费用，请保留与您的沟通记录 the merchant; this may include emails, texts, and/or a record of phone calls that 包括与你交谈的人的名字，你与商人联系的日期， and the merchant's response.

  如果商家无法就争议提供令人满意的解决方案 收费，然后你可以在网上上网对收费进行争议.

• Credit Limit Facts

  你的信用额度是由你所在的系或学院确定的. If you need to have 如果您的信用额度有所调整，请与您的董事、董事长或会计专员联系 to discuss your needs. 您的董事，主席或会计专家可以联系 并要求对您的信用额度进行他们认为必要的任何更改.

• 不适当，不允许或未经批准的PCard使用

  如持卡人授权不适当的、 不允许或未经批准的PCard交易. 在某些情况下，持卡人 可能会被采取额外的行动，包括立即终止雇佣关系.

• Sales Tax Exemption

  The University is exempt from paying Colorado state sales tax; it is the cardholder's 有责任通知商家购买的商品不受科罗拉多州销售的限制 tax. 免税号码印在每个PCard和a的正面 tax exempt certificate 如果商人要求该文件，也可以提供吗.

• PCard交易所需文件

  每笔交易都需要一个详细的收据. An itemized receipt 包含以下信息:

  • Date of transaction
  • Merchant Name
  • Description of purchase
  • Amount of purchase

  此外，有些采购需要额外的备份文件. Catering purchases 包括酒精 Alcohol Approval Form 在购买前在OnBase中完成. Gift card purchases require a 在购买前，由总会计出具的弃权书. 

  当对账时，这些文件应包含在Access Online的收据中 transactions. 它也有助于保持一个 log of PCard transactions. 

• Cardholder Responsibilities

   持卡人须负责以下事项:

  • 每月在线审核PCard交易;
  • 在他们的PCard对账单上识别并记录所有的交易 收据和任何所需的表格和批准电子邮件购买. You will be required 以个人资金偿还任何不适当的活动 作为与大学有关的业务费用记录在案;
  • 确保在购买时不收取科罗拉多州销售税;
  • 在每个账单结束时提供所有PCard交易的明细收据 cycle; and
  • 完成并提交采购所需的任何额外备份文件 酒精批准表格，礼品卡豁免，或购买批准信和电子邮件.

  See Reconciling PCards US Bank 有关此过程的说明.

• 卡片重新分配程序的职责

   重新分配/协调PCard交易的个人负责以下事项:

  • 将所有PCard交易重新分配到适当和准确的帐户字符串 在每个月的PCard重新分配截止日期之前，为其指定的持卡人; and
  • 为每个持卡人输入清晰而简洁的商业购买描述 transaction.
• Fund Approver Responsibilities

   基金批准人负责:

  • 审查所有的PCard交易被收取到您的帐户字符串;
  • 识别未经批准或不允许的PCard交易被记入您的帐户 string;
  • 在Access Online内批准PCard交易，以证明您正在批准 the transactions that are being charged to your account string; and
  • 发起适当的行动，或联系PCard经理发起适当的 处理任何不应或不能批准的PCard交易.

  适当的行动取决于违法行为的严重程度. Possible action 未经批准或不被允许的PCard交易包括:

  • 让持卡人偿还学校的交易费用;
  • 暂停PCard一段适当的时间;
  • Deactivating the card account permanently; and/or
  • 终止持卡人的雇佣关系.

  See Approving US Bank Transactions 有关此过程的说明.

• Helpful Links

  UNC Visa Card Guidelines
  Cardholder Application Form
  Cardholder Responsibilities
  免征营业税证明
  Commonly Used Account Codes
  Expense Tracking Log
  Reconciling PCards US Bank
  Approving US Bank Transactions

• Definitions

  卡分拨员:负责输入适当帐户的人员 一个或多个持卡人的每笔交易字符串. 

  基金审批人:有权批准某项支出的人 指定帐户字符串中的UNC资金.

  重新分配:分配适当和准确的帐户字符串的过程 to each PCard transaction.